Vakbeurs checklist

Jouw stap-voor-stap voorbereiding voor een succesvolle vakbeurs

Het voorbereiden van een vakbeurs of tentoonstelling is nu een stuk makkelijker. Er zijn zoveel dingen die je moet doen ter voorbereiding, dat het soms lastig is om het overzicht te bewaren. De oplossing? Een vakbeurs checklist. Deze checklist helpt je bij het georganiseerd benaderen van de beurs. Het helpt je ook bij het verzamelen van alle taken en deadlines.

Hier is de vakbeurs checklist om je te helpen bij het verzamelen van alle details voor je beursstand.

Zorg voor een budget

Je kan pas beginnen met de voorbereidingen als je een budget hebt gereserveerd. Op deze manier zorg je ervoor dat je voldoende budget hebt voor alle onderdelen van de beurs. Zorg er op dit moment voor dat je ongeveer weet hoeveel je nodig hebt en hoeveel je uiteindelijk toegewezen krijgt.

Registreer je voor de vakbeurs

Registraties voor een vakbeurs geschieden vaak maanden tot soms zelfs een jaar van tevoren. Het is van belang dat je jouw bedrijf op tijd registreert, om kans te maken op een goede plek op de beursvloer.

Boek eventueel de vlucht en/of hotel accomodaties

Zodra je jouw plek op de beursvloer hebt bemachtigd, boek dan ook direct de vluchten en hotel accomodaties voor jou en voor je team. Door deze vroeg genoeg te boeken ben je in ieder geval zeker van een goede prijs.

Deel met je netwerk dat je naar de vakbeurs gaat

Het moment dat de bevestiging voor de vakbeurs binnen is kan je aan de slag. Deel met jouw netwerk dat je deelneemt aan de vakbeurs. Update je website en geef het ook aan op al je andere online kanalen. Ook kan je e-mail gebruiken om klanten op te hoogte te brengen van je aanwezigheid. Is de vakbeurs lokaal, deel dan bijvoorbeeld flyers uit aan jouw klanten die mogelijk ook geïntereseerd zijn.

Doe onderzoek naar de aanwezigen

Kijk eens terug naar vakbeurzen die je in het verleden hebt bezocht en als dit voor jou de eerste keer is, kijk dan naar de beursstands van je concurrenten. Probeer te definiëren hoe hun stands eruitzien, wat mogelijk heeft gewerkt en wat niet. Deze lessen helpen je bij het verbeteren van je propositie in aanloop naar de vakbeurs.

Vraag de afmetingen van je beursstand op

Het is van belang om te weten hoe groot de ruimte is voor jouw beursstand. Dit bepaalt namelijk de grootte en hoeveelheid van je beursmaterialen. Er dient namelijk voldoende ruimte te zijn voor al je beursmaterialen, maar ook voor je team om er in rond te lopen.

Vraag altijd naar het reglement van de vakbeurs

De regels en afspraken kennen, is een cruciaal onderdeel van het plannen van een vakbeurs. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent wat toegestaan is en wat niet. Communiceer dit ook met je team.

Zorg dat je jouw beursstand op tijd samenstelt

Hoe eerder je de plannen rondom je beursstand afrond, hoe meer tijd je reserveert voor het samenstellen en bestellen van beurswanden, panelen, bedrukt meubilair en al het andere dat je nodig hebt om op te vallen op de beursvloer.

Bestel vervolgens al je promotiemateriaal

Op de beurs wil je mogelijk producten uitdelen aan bezoekers en heb je materiaal nodig zoals samples en promotiemateriaal zoals visitekaartjes, flyers, relatiegeschenken en een manier om alle informatie van bezoekers op te schrijven – als dat door de organisatie niet wordt geregeld.

Houd rekening met de logistiek

Logistiek is een belangrijk onderdeel, dat vaak wordt onderschat. Hoe komen jouw producten terecht op de beurs en hoe kom je er weer weg. Vaak houden beurzen er eigen tijden op na waarop je beursmateriaal kan aanleveren. Bedenk ook wie van je team wat doet, een banner van 300 x 200 cm is namelijk lastig in elkaar te zetten als je in je eentje bent. Coördineer dit onderdeel goed met de organisatoren van de vakbeurs en probeer proactief te zijn om lastige situaties te voorkomen.

Kies een vakbeurs team

Kies mensen uit je team die volgens jou het beste in staat zijn om je bedrijf zo goed mogelijk te representeren. Ze moeten gemakkelijk bezoekers kunnen benaderen, empatisch vermogen hebben en ook de hele dag in een beursstand kunnen staan zonder hun energie te verliezen.

Train je team zodat ze exact weten wat er wordt verwacht

Verdeel de rollen en rotatie van je team, zo kan de ene rondlopen terwijl de ander mensen aanspreekt en weer iemand anders de gegevens opschrijft. Als je rouleert, blijft het voor iedereen een leuke dag. Train je team met wat ze moeten doen, wat ze moeten weten, wat ze moeten zeggen en hoe ze dat moeten zeggen. Oefen desnoods met hen hoe je een effectief gesprek met potentiële klanten start en hoe ze jouw product of services kunnen verkopen.

Voel je vrij om de checklist te downloaden en hem bij je te houden tijdens de voorbereiding. Aan de slag en veel succes (en plezier) bij je eerstvolgende vakbeurs!