Het stappenplan om efficiënt te werken

Het stappenplan om efficiënt te werken

Heb je ook weleens 1001 dingen te doen? En kom je er aan het eind van de dag achter dat je wel 5 zan die zaken gedaan hebt, maar eigenlijk het belangrijkste hebt laten liggen? Door gestructureerder te werken kun je dat waarschijnlijk verbeteren.

Maak een actieplan voor je administratie

Maak elke dag (of elke week) een actieplan. Dat is niet meer dan een lijst activiteiten met daarbij de prioriteit van iedere actie en de tijd die je ermee kwijt zult zijn. Het is belangrijk dat je jouw actieplan altijd op dezelfde manier maakt, zodat je jezelf aan een bepaalde structuur laat wennen. Weet je niet precies hoe? De stappen hieronder vormen een goede basis.

Wat moet er gedaan worden?

Bepaal dagelijks (of wekelijks) welke taken er op je bord liggen. Maar daar een lijst van, in willekeurige volgorde.

Bepaal de priotiteiten

Niet iedere taak is even belangrijk. Sommige dingen moeten acuut aangepakt worden, andere kunnen ook morgen of over een week. Stel vast wat urgent is en wat het belang ervan is. Dingen die urgent én belangrijk zijn krijgen een hoge prioriteit.

Realistisch plannen

Stel van iedere activiteit vast hoeveel tijd je ermee kwijt denkt te zijn. Pas op dat je de duur van activiteiten niet onderschat. Dingen duren meestal langer dan je denkt, vooral als je van het chaotische type bent. Maak voor een hele groep gelijksoortige, kleine activiteiten een blok tijd vrij, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van je e-mail. Plan niet meer dan het aantal uren dat je die dag werkt. Bovendien ‘pauze = pauze’, daarin ben je even niet met werk bezig.

Tijdens je werkzaamheden

Benodigdheden bepalen

Je kunt je werk in de meeste gevallen niet alleen. Je hebt input van anderen nodig, of je kunt pas aan de slag met een klus als een bepaald softwareprogramma is aangepast. Bekijk per activiteit of je nog benodigdheden hebt. Doe dit het liefst enige tijd voordat je aan de activiteit denkt te gaan beginnen. Vraag de juiste mensen om te leveren wat je nodig hebt en wees daarin proactief en verantwoordelijk. Wacht dus niet tot het te laat is om je activiteit nog volgens planning te kunnen uitvoeren.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden kennen

Veel efficiëntie in werk gaat verloren omdat mensen worstelen met hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ze denken problemen te moeten oplossen die eigenlijk op het bordje van iemand anders thuishoren. Of ze schuiven juist verantwoordelijkheden van zich af met het idee dat anderen het probleem wel zullen oplossen. Als je ergens in vast dreigt te lopen, vraag je dan eerlijk af of jij degene bent die het probleem moet oplossen. Als het antwoord ‘ja’ is, stel het dan niet uit en stap over de drempel heen (angst voor een moeilijk telefoontje bijvoorbeeld). Is het antwoord ‘nee’, wacht dan niet langer en stap naar je leidinggevende of collega die wel de bevoegdheden heeft om het probleem op te lossen.

Bijsturen

Bekijk tijdens of aan het eind van de dag je actieplan. Stel de lijst activiteiten bij als er veranderende omstandigheden zijn (er is een nieuwe urgente klus binnengekomen of een activiteit is heel erg uitgelopen). Bepaal dan opnieuw de prioriteiten. Plan realistisch: voor alles wat er op een dag bij komt, moet er ook weer wat af. Controlefreaks moeten wel oppassen dat ze niet de hele dag met de actielijst bezig zijn. Spreek met jezelf af dat je hem alleen in uiterste nood mag bijwerken.

De laatste loodjes

Een ezel stoot zich geen twee keer…

Een wijs mens leert van zijn fouten. Als je steeds tijd te kort komt voor een bepaalde activiteit, beslis dan hoeveel extra tijd je voortaan voor die activiteit moet inruimen. Ruim ook tijd in voor het evalueren. Bekijk bijvoorbeeld aan het eind van de week je actielijsten nog eens en overzie wat ervan terechtgekomen is. Kijk waar de problemen zich voordoen en neem je voor die de week erop beter aan te pakken.

Opgeruimd staat netjes

Ruim één of twee keer per week op, zodat de stapels op je bureau niet alsmaar groeien. Archiveer wat er bewaard moet worden (bedenk hiervoor een goede indeling in een kast en op de computer en houd je aan die indeling!). Maar gooi ook papieren en documenten weg die je niet meer nodig hebt, of waarvan inmiddels nieuwe versies bestaan. Heb je een grote klus afgerond? Besteed dan meer tijd aan opruimen en schenk aandacht aan het documenteren. Mocht je later nog iets moeten opzoeken, dan gaat dat veel sneller als je gezorgd hebt voor goede documentatie.

Klaar? Nee hoor!

Uit taken vloeien vaak weer andere taken voort. Zet die nieuwe taken op een nieuwe actielijst en neem ze op in je dagelijkse actieplan.

Chaos en opgeruimdheid als kracht

Zijn chaotische of erg opgeruimde mensen alleen maar inefficiënt en onhandig om in een organisatie te hebben? Nee, dat is zeker niet zo. Beide typen mensen hebben doorgaans een kracht die goed te gebruiken is in teams. Een goed team is samengesteld uit mensen die idealiter allemaal een andere rol vervullen. Een van de gangbare modellen daarvoor is het model van de teamrollen van Belbin: chaotische mensen hebben vaak de rol van Vormer, Plant of Brononderzoeker, en de opgeruimde mensen zijn erg goed als monitor, bedrijfsman of zorgdrager. Gebruik dus die kracht in een team, maar houd de valkuilen in de gaten bij de organisatie van je eigen werk.

Tot slot

Ben je een onverbeterlijke chaoot, zoek dan een baan waar dat van pas komt. Waarschijnlijk kun je twintig dingen tegelijk en vind je rommel om je heen niet erg. In banen waarin vanuit een grote chaos iets nieuws moet verrijzen (de bouw, het aanleggen van netwerken, de organisatie van grote festivals) kan een chaoot goed tot zijn recht komen. Voorwaarde is wel dat je ondanks je chaotische aard toch enig overzicht weet te houden! Hetzelfde geldt voor het opgeruimde type. Er zijn banen waar opgeruimdheid zelfs een vereiste is: in het archiefwezen, in laboratoria, en andere steriele omgevingen en in apotheken is het opgeruimde type zeer welkom.